„Die Locationfrage“

Was ist die richtige Event Location für Ihre Veranstaltung? Wer eine große Feier plant, ist oftmals erst richtig in seinem Element, wenn die Entscheidung über die Event Location gefallen ist. Die Atmosphäre eines Orts regt zu weiteren kreativen Einfällen an und an dem Spruch „es steht und fällt mit der Location“ mag schon etwas dran sein! Neben Fantasie und gutem räumlichem Vorstellungsvermögen sind auch Verhandlungsgeschick und gute Vorbereitung bei der Wahl einer Event Location gefragt.

Oft ist man bereits beim Betreten einer Location begeistert und malt sich das Fest gleich in den schönsten Farben aus. Überforderung und Irritation sobald man über den Preis spricht, können vermieden werden, indem man sich im Vorhinein gut auf das Erstgespräch vorbereitet. Der Fantasie soll natürlich freier Lauf gelassen werden. Wer aber einige Regeln beachtet, ist auch mit der finanziellen Planung auf der sicheren Seite und kann so seine persönlichen Wünsche realisieren und ein tolles Fest feiern!

Auf was sollten Sie bei der Wahl Ihrer Event Location achten?

• Follow the money! Wie verdient die Location ihr Geld? Wenn eine Mindestkonsumation verlangt wird, ist man gut beraten, auch eine gewisse finanzielle Obergrenze festzusetzen. In einem festgesteckten Budgetrahmen zu planen, hilft, unangenehme Überraschungen bei der Abrechnung zu vermeiden. Eine pauschale Lokalmiete eignet sich besonders für Event Locations, bei denen man möglichst viel Freiheit bei der Wahl von Dekoration, Getränken und Verköstigung haben möchte.
• Stellt die Location Cateringservice und Getränke selbst, arbeitet der Location Manager mit bewährten Catering-Partnern zusammen oder hat man als Host komplett freie Hand bei der Wahl der gastronomischen Versorgung? In manchen Locations ist es auch möglich, Sekt oder Champagner selbst zu stellen oder seinen Lieblings-Caterer ins Spiel zu bringen! Denn einzigartige Feiern bedürfen persönlicher, individualisierten Event-Lösungen!
• Mit welchen möglichen zusätzlichen Einschränkungen können Sie rechnen? Das Aufkommen einer Vergnügungssteuer, Einschränkungen wie Lärmschutz, Brandschutz oder maximale Personenanzahl wirken sich auf die zeitliche und räumliche Planung Ihres Events aus. Gerade außergewöhnliche Locations, die selten bespielt werden, sind oft weniger gut auf große Veranstaltungen vorbereitet. Der Location Manager ist dankbar, wenn Sie mögliche Einschränkungen von sich aus im Vorfeld ansprechen.
• Musik, Musik und noch einmal Musik! Gäste haben am häufigsten positive Erinnerungen an eine Party, wenn lebhafte Tanzstimmung geherrscht hat! Wie laut kann man die Musik in einer Location drehen, wo wird der Event DJ auflegen, ist Live Musik möglich? Wie wirkt die Akustik eines Raumes? Die richtige räumliche Aufteilung von Tanzfläche, Bar, Ess- oder Lounge-Bereich ist abhängig von Ihrem Publikum. Gäste, die nicht durchgehend tanzen wollen, sollten die Möglichkeit haben, sich in Ruhe in einem abgegrenzten Bereich zu unterhalten. Denn am ausgelassensten tanzt es sich, wenn man mit Gleichgesinnten auf der Tanzfläche ist und einander mit positiver Stimmung ansteckt!

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